مدیریت زمان چیست و رابطه آن با هوش کارآفرینی چیست؟

از دیرباز مدیریت زمان یکی از چالش‌های کلیدی کارآفرینان عصر فنّاوری بوده است. اینکه بتوانند چگونه زمان خود را برنامه‌ریزی کنند تا بیشترین بازدهی را در زمان کاری خود داشته باشند یکی از دغدغه‌های آن‌ها بوده است.

اگر مقاله هوش کارآفرینی را مطالعه کرده باشید حتماً متوجه شده‌اید که هوش کارآفرینی چیست و چرا کارآفرینان باید به پرورش مهارت‌هایی بپردازند که می‌تواند نقش بسزایی در موفقیت آن‌ها داشته باشند.

در این مقاله می‌خواهیم به این موضوع بپردازیم که مدیریت زمان چیست و چگونه می‌توانیم با شش تکنیک بسیار ساده این امر را در زندگی کاری خودمان برقرار کنیم.

سال‌ها پیش فکر می‌کردم که مدیریت زمان یعنی اینکه روی یک برگه کاغذ جدولی بکشم و ستونی را به ساعت‌های روز و ستونی را به یک فعالیت اختصاص بدهم تا بتوانم رأس همان ساعت آن کار را انجام بدهم.

با اینکه بسیاری از کارهایی که در لیست می‌نوشتم کارهای بسیار ساده‌ای بودند، ولی در انتهای روز با کوهی از کارهای انجام نشده یا نصفه انجام شده مواجه می‌شدم.

این مشکل، مشکل بسیاری از کارآفرینان است که تعریف درست مدیریت زمان را نمی‌دانند. در ادامه مقاله به این می‌پردازیم که مدیریت زمان چیست و در ادامه به دلایل مواجه‌شدن با کمبود زمان و عدم مدیریت زمان می‌پردازیم. و در انتها شش تکنیک بسیار ساده برای مدیریت زمان را معرفی و بررسی می‌کنم. با من همراه باشید.

 

مدیریت زمان چیست؟

در کتاب سفر به سیاره کارآفرینی برای مدیریت زمان تعریفی متفاوت با آنچه شنیده‌اید یا خوانده‌اید ذکر شده است. در این کتاب من برای عنوان مدیریت زمان، عنوان “مدیریت بر خود” را بیان کردم.

به گمان بسیاری از مردم ما باید این مهارت را داشته باشیم که زمان را مدیریت کنیم. این یک باور اشتباه است که همه ما دچار آن هستیم یا بوده‌ایم.

نکته بسیار مهمی که در مورد زمان باید بدانیم این است که به گفته انیشتین زمان یک مقوله کاملاً نسبی است و غیرقابل مدیریت توسط بشر است. اما می‌توانیم با معیارهایی استانداردسازی شده آن را اندازه‌گیری کنیم که برای همه ما این معیارها کاملاً آشنا است.

اگر بخواهم مدیریت زمان را تعریف کنم می‌توانم این‌گونه بگویم که، مدیریت زمان یک مهارت است، مهارتی از مهارت‌های هوش کارآفرینی تا بتوانیم خودمان را به‌گونه‌ای مدیریت کنیم تا بهترین عملکرد و بیشترین بازدهی را از ساعت‌های در اختیار خودمان داشته باشیم.

 

مدیریت زمان چرا برای یک کارآفرین مهم است؟

احتمالاً برای شما هم این سؤال پیش آمده است که چرا مدیریت زمان در کارآفرینی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در این بخش مقاله به پاسخ این سؤال می‌پردازم و چند دلیل اهمیت مدیریت زمان در کارآفرینی را بیان می‌کنم.

اولین دلیل مهم بودن مدیریت زمان این است که باعث می‌شود در مسیر رسیدن به اهدافی که برای کسب‌وکارتان در نظر گرفته‌اید موفق‌تر شوید.

دومین دلیل این است که باعث می‌گردد که استرس کمتری در هدایت کسب‌وکارتان داشته باشید و همین موضوع باعث می‌گردد که از سلامت روحی و جسمی بیشتری برخوردار گردید.

سومین دلیل از اهمیت بسزایی برخوردار است، زیرا باعث می‌گردد که بهره‌وری بهتر و بیشتری در کسب‌وکارتان داشته باشید و آن این است که عملکردتان مطلوب‌تر خواهد شد.

چهارمین دلیل این است که موجب می‌گردد تعادل میان روابط اجتماعی و خانوادگی‌تان با کسب‌وکارتان برقرار شود و همین موضوع به تنهایی می‌تواند یک دستاورد کلیدی از مدیریت زمان باشد.

و در نهایت پنجمین دلیل این است که هم خودتان و هم اعضای تیم و کارکنانتان احساس ارزشمندی و مسئولیت‌پذیری بیشتری خواهید یافت و همین موضوع باعث ایجاد احساس مالکیت برای کارکنانتان خواهد شد.

 

آیا واقعاً به مدیریت زمان نیازمندیم؟

اگر بخواهیم منصفانه به این سؤال جواب بدهیم، به‌طور حتم بسیاری از ما کارآفرینان جوابی غیر از بله نخواهیم داشت و اگر بخواهیم به‌طور دقیق‌تر و شفاف‌تر به این سؤال پاسخ بدهیم نیاز به این داریم که به شناختی کامل از خود دست یافته باشیم.

شناخت از خود و کسب‌وکارمان می‌تواند به ما پاسخ بدهد که آیا ما واقعاً نیاز به مدیریت زمان داریم یا خیر. برای دست‌یابی به این شناخت باید بررسی کنیم که ما چه کارهایی انجام می‌دهیم و چه کارهایی انجام نمی‌دهیم که دچار ضعف در مدیریت زمان شده‌ایم.

همه کارآفرینان به یک دلیل مشخص دچار کمبود وقت و ضعف در مدیریت زمان خود نمی‌شوند. بلکه دلایل و عوامل مختلفی وجود دارد که می‌تواند به ما بفهماند که آیا نیاز به مدیریت زمان داریم یا خیر.

در ادامه به سه دلیل  از دلایل و عوامل کاملاً مبرهن که در زندگی و کسب‌وکارمان با آن دچار هستیم اشاره می‌کنم، شناخت این عوامل می‌تواند مسیری باشد برای مدیریت بر خود و زمانمان.

 

مدیریت زمان و کامل گرایی

صد در صد عبارت کمال طلبی را شنیده‌اید و شاید عبارت کامل گرایی را هم شنیده باشید. در این مقاله نمی‌خواهم به این بپردازم که تفاوت این دو عبارت در چیست، فقط می‌خواهم بگویم که این عبارت چه اهمیتی در مدیریت زمان برای کارآفرینان دارد.

کامل‌گراها افرادی هستند که همیشه به دنبال به دست آوردن نتیجه صددرصدی در کاری هستند و همین موضوع باعث می‌شود که هیچ وقت نتوانند به آن چیزی که می‌خواهند برسند.

این‌گونه افراد معمولاً با معیاری که خودشان مشخص کننده آن هستند به عددی کمتر از 100 راضی نمی‌شوند و همین موجب می‌گردد که زمان انجام کارها طول بکشد و یا به تعویق بیفتد.

آن‌ها همه چیز را به خاطر ساختار ذهنی که دارند کامل می‌خواهند، مانند کارآفرینانی که می‌خواهند محصولی صد درصد مطابق با بازار تولید کنند ولی به دلیل کامل گرا بودن نه محصولشان مطابق بازار می‌شود و نه تولید و عرضه می‌شود.

مانند بسیاری از ایده‌ها و محصولاتی که در بسیاری از فکرها و ذهن‌های انسان‌های خلاق و نوآور وجود دارد ولی به خاطر کامل گرا بودنشان به عرصه ظهور نمی‌رسد.

 

مدیریت زمان و واگذاری امور

سال‌ها پیش به خاطر کامل گرا بودنم (البته شاید الآن هم کمی با آن درگیر باشم) همیشه تلاش می‌کردم که تمامی کارهای کسب‌وکارم را خودم انجام دهم. به همین دلیل اغلب اوقات نمی‌توانستم کارهایم را به موقع و سر زمان برسانم.

همیشه فکر می‌کردم که باید مدیریت زمان را بیاموزم تا دچار کمبود وقت نشوم و هم تمام کارها را خودم انجام دهم و هم به موقع کارها را به مشتریانم برسانم.

اما غافل از آن که من به خاطر کامل گرا بودنم نمی‌توانستم کارها را به دیگران واگذار کنم. مانند بسیاری از کارآفرینان نوپا که با این مشکل گلاویز هستند.

اگر بتوانیم امورات و کارهایی که امکان واگذاری دارد را به دیگران بسپاریم بی‌شک زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم دیگرمان خواهیم داشت.

ضعف در واگذاری امور و تفویض اختیاراتمان به دیگران ما را به این نتیجه می‌رساند که باید کارها را خودمان انجام دهیم و وقتی نتوانستیم به‌درستی انجام دهیم دچار این توهم می‌شویم که ضعف ما در مدیریت زمان است نه واگذاری امور.

 

مدیریت زمان و تنبلی

اگر بخواهیم کمی منصفانه به این موضوع نگاه کنیم، می‌بینیم که ما واقعاً دچار ضعف در مدیریت کردن زمانمان نیستیم، بلکه تنها کمی تنبلیم!

تنبلی باعث می‌شود که کارهایمان را مدام عقب بیندازیم، همین موضوع باعث می‌شود که با کوهی از کارهای انجام نداده مواجه بشویم و آن را به گردن مدیریت زمان بیندازیم.

تنبلی یکی از ابعاد اهمال‌کاری هست که ما انسان‌ها به آن دچاریم و متأسفانه این موضوع کمی هم فراگیر و همه‌گیر شده است که کارآفرینان هم از آن مستثنا نیستند.

شناخت اهمال‌کاری و ابعاد آن کمک می‌کند که بتوانیم با یادگیری مهارت‌های لازم آن خصوصیت را از خودمان دور کنیم و خصوصیات جدیدی در خودمان ایجاد کنیم.

دچار شدن کارآفرینان به این آفت رفتاری باعث می‌شود که نتوانند کارایی لازم را داشته باشند، نتوانند کارهای ضروری را سر موقع انجام دهند و در نهایت نتوانند به اهداف خودشان دست یابند.

 

 

چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟

راهکارهای متعددی وجود دارد که بتوانیم زمان یا بهتر است بگویم خودمان را مدیریت کنیم. در این بخش از مقاله تلاش دارم به تعدادی از نکات کاملاً مبرهن و کلیدی برای ایجاد مدیریت زمان بپردازم.

مدیریت زمان یا بهتر است بگویم مدیریت بر خود لازمه یادگرفتن مهارت‌های بسیار مهمی مانند حل مسئله، تصمیم‌گیری و هدف‌گذاری است.

در هوش کارآفرینی ما به یادگیری تمامی این مهارت‌ها می‌پردازیم تا بتوانیم به دستاوردهای بزرگی دست‌یابیم که تنها بخشی کوچک از آن، مدیریت زمان است.

 

همان بار اول آن را درست انجام دهید

یکی از نابودکننده‌ترین عوامل کم‌آوردن زمان برای کارآفرینان، انجام دادن چندین‌باره کارهاست. یعنی به دلیل کامل گرا بودن کاری را انجام می‌دهیم و چون از آن ناراضی هستیم، آن را مجدداً انجام می‌دهیم.

یک‌بار تلاش کنید که نامه را درست تایپ کنید و آن را همان موقع اصلاح کنید. اجازه ندهید که زمانتان را تنها برای نوشتن یک نامه از دست بدهید.

هوش کارآفرینی می‌گوید که دوباره‌کاری هزینه‌های زیادی را برای شما به همراه خواهد داشت، پس بهتر است هر کاری را یک‌بار، ولی به درستی انجام دهید.

 

فهرستی از کارها داشته باشید

کمتر کارآفرینی را شاید دیده باشید که بگوید از قدرت حافظه خوبی برخوردار نیست و برنامه‌هایش را یادداشت کرده باشد.

درست است! بسیاری از کارآفرینان از قدرت حافظه بالایی برخوردار هستند، به همین دلیل معمولاً دچار این مشکل می‌شوند که بیش از حد به قدرت ذهن و حافظه خود متکی می‌شوند و برنامه‌های خودشان را نمی‌نویسند.

شاید بهتر است بگویم آن‌ها دچار توهم ذهن قدرتمند می‌شوند، همین باعث می‌شوند که فراموش کنند هنگام درگیر شدن با کارها احتمال از یاد بردن بسیاری از کارها وجود دارد.

داشتن فهرستی مکتوب از کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه موجب می‌شود که دچار پیر مغزی نشویم و مغزمان را درگیر نکاتی که می‌توانیم یادداشت کنیم نکنیم.

وقتی به صورت مکتوب بدانیم که در طول روز و هفته چه کارهایی باید انجام دهیم بی‌شک می‌توانیم از عملکرد و بهره‌وری بالاتری هم برخوردار شویم.

 

انعطاف‌پذیر باشید

در ابتدای مقاله گفتم که یکی از اشتباهات من در مدیریت زمان این بود که جدولی داشتم که آن را به صورت کاملاً کلیشه‌ای برنامه‌ریزی کرده بودم. یعنی برای هر ساعت از روز یک برنامه قرار داده بودم.

اما الآن که مهارت مدیریت زمان را یاد گرفته‌ام، متوجه شدم که آن برنامه در واقع برای یک آدم‌آهنی برنامه‌ریزی‌شده بود نه برای من!

فهرستی از برنامه‌های کاملاً دقیق که احتمال انجام دادنشان در آن زمان بسیار کم بود. مثلاً هر روز ساعت 5 غروب باید به مطالعه کتاب می‌پرداختم. فکرش را بکنید! آیا هر روز می‌توانستم همان ساعت کتاب بخوانم؟ خیر!

زندگی انسان به صورت لحظه‌ای دچار اتفاقات و رخدادهایی می‌گردد که شاید خودش نقشی در آن نداشته باشد. برای همین نمی‌توان گفت که رأس یک ساعت مشخص باید حتماً کاری مشخص انجام داد.

انسان منعطف، برنامه‌ای منعطف دارد. یعنی می‌داند که چه کارهایی را می‌تواند به موقع انجام دهد و چه کارهایی را نمی‌تواند انجام دهد. به خاطر همین لیست برنامه‌اش را به‌گونه‌ای تنظیم می‌کند که دچار ضعف در انجام آن نشود.

پیشنهاد من این است که بسته به توانمندی‌های فردی‌تان برنامه‌ای مشخص کنید که در طول روز بین دو تا چهار کار مهم و کلیدی که موجب می‌گردد به اهدافتان نزدیک‌تر شوید را انجام دهید.

این‌گونه هم حس و حال بهتری نسبت به خودتان و توانمندی‌هایتان دارید و هم درصد موفقیتتان برای دست‌یابی به اهداف بیشتر می‌شود.

 

هوش کارآفرینی و مدیریت زمان

همان‌طور که پیش از این در مقاله هوش کارآفرینی بیان شد، هوش کارآفرینی مجموعه‌ای از مهارت‌های نرم است که کارآفرینان می‌توانند آن‌ها را بیاموزند و در خود نهادینه کنند.

کارآفرینان برای رسیدن به عملکردی عالی و بهره‌وری بالا نیاز به این دارند که زمان خود را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنند که بهترین نتایج را به دست آورند.

برای همین است که می‌گوییم یکی از ابعاد و مهارت‌های هوش کارآفرینی تسلط به مدیریت زمان یا مدیریت بر خود است.